Comment analyser une prestation traiteur pour chiffrer la suivante.
Une prestation peut évoluer par plusieurs petits écarts. Le bilan doit retrouver ceux qui seront utiles lorsque vous préparerez une prestation suffisamment proche.
- Prévu
- Bilan
- Convives
- Frais
- Décision
Guide 04 · Traiteur
Retrouver les écarts d'une prestation avant de préparer la suivante.
Conservez les hypothèses utilisées pour préparer le devis.
Notez les écarts que vous voudrez retrouver ensuite.
Le but n'est pas de documenter chaque minute. Il est de conserver ce qui pourra modifier le bilan et un prochain chiffrage.
Le cocktail prévu pour 60 personnes qui finit à 72 convives.
Le client confirme douze personnes supplémentaires deux jours avant l'événement. Des verrines et pains navette sont rachetés, la quantité préparée augmente et une heure de personnel est ajoutée.
Si ces écarts restent dans des messages et tickets séparés, une prochaine prestation proche risque de repartir des hypothèses initiales plutôt que de ce qui a été renseigné après la prestation.
Rapprochez le prévu de ce qui a été renseigné.
Convives
Prévu puis nombre finalement renseigné.
Quantités
Préparé, utilisé, restant ou perdu selon les données disponibles.
Achats
Commandes initiales et achats supplémentaires.
Consommables
Emballages, verrines, plateaux et matériel jetable.
Frais
Transport, personnel, location ou livraison lorsqu'ils sont renseignés.
Observations
Contraintes utiles à une prestation suffisamment proche.
Rapprochez des prestations comparables.
Un mariage avec service et une livraison de buffet ne doivent pas devenir deux lignes équivalentes dans un classement universel.
Les informations peuvent éclairer une décision. Elles ne choisissent pas à votre place.
Refaire
Vous estimez que le format et les conditions restent cohérents.
Ajuster
Vous voulez revoir les quantités, recettes ou consommables.
Chiffrer
Vous souhaitez intégrer certains coûts ou contraintes au prochain devis.
Renégocier ou refuser
Vous décidez que les conditions doivent changer ou que la prestation ne doit pas être reconduite.
Ce qui était prévu, d'un côté. Ce qui s'est passé, de l'autre.
Le bilan court à compléter après la prestation, sur une fiche remplie en deux fois : le recto avant, quand tout est encore une hypothèse, le verso après, avant de ranger le matériel. Ce que vous aviez prévu ne se retrouve pas de mémoire une semaine plus tard.
Fiche prête à imprimer
Deux fiches A5 par page A4, noir et blanc. Sans compte, sans adresse e-mail. À imprimer en recto/verso, retournement sur le bord long.
PDF · 2 pages · A4 · recto/verso
La fiche ne calcule rien. Aucune rentabilité, aucune marge, même estimée : toutes les charges ne sont pas connues au moment où l'on remplit, donc rien ne peut en être conclu.
Les postes qui disparaissent d'un devis.
Ils ne manquent pas parce qu'on les ignore, mais parce qu'ils n'apparaissent nulle part au moment de donner un prix. Cette liste se parcourt avant, pas après.
Les quatorze postes qu'on oublie en chiffrant
À parcourir avant de donner un prix, pas après. Cocher ne calcule rien : la liste sert à se souvenir, pas à conclure.
Rien n'est enregistré : les cases repartent à zéro au rechargement.
Vous avez une prestation documentée.
Pour chiffrer la suivante, il faudra retrouver celle-ci, vérifier que les convives et le format sont comparables, et savoir si vos prix d'achat ont bougé entre les deux.
Trois prestations, c'est gérable. Trente, c'est un autre métier.
Retrouvez les écarts avant de préparer une prestation similaire.
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